Audit Arsip Berkala: Daftar Periksa Tahunan untuk Menjaga Arsip Tetap Sehat

Arsip yang baik tidak berhenti pada penataan awal. Seiring waktu, file bertambah, petugas berganti, dan aturan penamaan mulai longgar. Audit berkala membantu lembaga menemukan masalah sebelum membesar. Cukup dilakukan sekali setahun dengan daftar periksa yang sederhana.

1. Kelengkapan

• Apakah semua dokumen penting tahun ini sudah tercatat dalam register?
• Adakah nomor register yang terlewat tanpa keterangan?
• Apakah berkas dalam folder sesuai dengan catatan yang ada?

2. Kerapian

• Apakah penamaan file masih mengikuti aturan yang disepakati?
• Adakah folder yang terlalu penuh atau bernama tidak jelas?
• Adakah file ganda atau versi lama yang tidak diperlukan?

3. Keamanan

• Siapa saja yang masih memiliki akses, dan apakah masih sesuai tugasnya?
• Apakah akun petugas yang sudah pindah telah dinonaktifkan?
• Adakah aktivitas tidak wajar pada catatan log?
• Apakah tautan bagikan yang sudah tidak diperlukan telah dicabut?

4. Cadangan

• Kapan backup terakhir dilakukan?
• Apakah hasil backup pernah diuji dibuka?
• Apakah ada salinan di lokasi terpisah?

5. Retensi

• Adakah arsip yang telah melewati masa retensi dan perlu diproses?
• Adakah arsip bernilai sejarah yang perlu dilestarikan dengan lebih baik?

Cara menjalankan audit

Tunjuk satu orang sebagai pemeriksa, sebaiknya bukan petugas yang setiap hari mengelola arsip agar penilaian lebih objektif. Ambil contoh acak dari beberapa folder, periksa sesuai daftar di atas, lalu catat temuan dan tindak lanjutnya beserta batas waktu perbaikan.

Contoh kasus

Dalam audit tahunan, sebuah kantor menemukan bahwa dua akun petugas lama masih aktif, dan backup terakhir dilakukan empat bulan sebelumnya. Kedua hal ini langsung diperbaiki. Tanpa audit, masalah tersebut mungkin baru diketahui setelah terjadi insiden.

Pertanyaan yang sering muncul

Seberapa sering sebaiknya audit dilakukan? Minimal setahun sekali. Untuk lembaga dengan volume dokumen besar, pertimbangkan setiap semester.