Artikel Kearsipan Digital
Kumpulan panduan praktis tentang pengelolaan arsip untuk sekolah, instansi, dan perkantoran. Semua artikel ditulis untuk membantu Anda menata dokumen dengan lebih rapi, aman, dan mudah dicari.
Arsip Surat Masuk & Keluar
Cara mencatat dan menyimpan surat masuk dan surat keluar agar mudah dicari kembali.
Retensi Arsip
Memahami jadwal simpan arsip dan kapan arsip boleh dimusnahkan.
Scan Dokumen
Tips memindai dokumen kertas agar hasilnya jelas dan berukuran ringan.
Manfaat Arsip Digital untuk Sekolah dan Cara Memulainya
Mengapa sekolah perlu beralih ke arsip digital, apa saja manfaatnya, dan langkah sederhana untuk memulainya tanpa biaya besar.
Klasifikasi Arsip: Cara Menyusun Folder yang Rapi dan Mudah Dicari
Panduan menyusun struktur folder dan klasifikasi arsip agar dokumen mudah ditemukan oleh siapa pun yang membutuhkan.
Aturan Penamaan File Dokumen yang Baik untuk Arsip Digital
Cara menamai file dokumen secara konsisten agar mudah diurutkan, dicari, dan dipahami tanpa harus membukanya.
Strategi Backup Dokumen: Aturan 3-2-1 untuk Arsip Penting
Mengenal aturan backup 3-2-1 dan cara menerapkannya agar dokumen penting tidak hilang akibat kerusakan perangkat atau kelalaian.
Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Digital
Langkah praktis menjaga keamanan dokumen digital: kata sandi, pembagian hak akses, dan kebiasaan aman bagi seluruh pengguna.
Nomor Register Dokumen: Fungsi dan Cara Membuatnya
Apa itu nomor register, mengapa penting untuk arsip, dan contoh cara membuat penomoran yang unik dan mudah dilacak.
Arsip Dinamis dan Arsip Statis: Apa Bedanya?
Penjelasan sederhana tentang arsip dinamis, arsip statis, serta arsip aktif dan inaktif, lengkap dengan contohnya.
Memilih Format File untuk Arsip Digital: PDF, Word, atau Gambar?
Perbandingan format file PDF, Word, Excel, dan gambar untuk arsip digital, serta rekomendasi penggunaannya.
Langkah Digitalisasi Arsip Kertas Lama secara Bertahap
Panduan bertahap mengubah arsip kertas menjadi arsip digital: memilah, memindai, menamai, dan menyimpan dengan rapi.
Delapan Kesalahan Umum dalam Mengelola Arsip Digital
Kesalahan yang sering terjadi saat mengelola arsip digital beserta cara menghindarinya agar dokumen tetap tertib dan aman.
Mengelola Dokumen Keuangan Sekolah secara Tertib dan Aman
Cara menata bukti transaksi, laporan, dan dokumen keuangan sekolah agar mudah ditelusuri saat pemeriksaan atau pelaporan.
Arsip Kepegawaian Digital: Menyimpan Data Pegawai dengan Aman
Panduan mengelola dokumen kepegawaian secara digital, termasuk cara melindungi data pribadi pegawai.
Buku Agenda dan Ekspedisi Surat: Fungsi dan Cara Digitalnya
Penjelasan fungsi buku agenda dan buku ekspedisi dalam pengelolaan surat, serta cara memindahkannya ke format digital.
Mengelola Foto dan Video Dokumentasi Kegiatan agar Tidak Menumpuk
Cara menyimpan, menamai, dan memilah foto serta video dokumentasi kegiatan sekolah atau instansi secara rapi.
Prosedur Umum Pemusnahan Arsip yang Sudah Melewati Masa Retensi
Gambaran umum langkah pemusnahan arsip yang telah habis masa simpannya, dari penilaian hingga pencatatan berita acara.
Membagi Peran Petugas Arsip: Administrator dan Operator
Penjelasan pembagian peran administrator dan operator dalam pengelolaan arsip digital agar tanggung jawab jelas dan data aman.
Audit Arsip Berkala: Daftar Periksa Tahunan untuk Menjaga Arsip Tetap Sehat
Daftar periksa sederhana untuk meninjau kondisi arsip digital setiap tahun: kelengkapan, keamanan, cadangan, dan retensi.