Langkah Digitalisasi Arsip Kertas Lama secara Bertahap

Banyak lembaga memiliki tumpukan arsip kertas bertahun-tahun yang ingin didigitalkan, tetapi bingung harus mulai dari mana. Kuncinya adalah bekerja bertahap, tidak mencoba menyelesaikan semuanya sekaligus. Berikut urutan yang dapat dipakai.

1. Pilah dan tentukan prioritas

Jangan memindai semua dokumen. Pisahkan mana yang masih bernilai guna, mana yang sudah melewati masa retensi, dan mana yang rusak. Dahulukan dokumen yang paling sering dicari atau paling penting, seperti surat keputusan dan dokumen keuangan.

2. Siapkan dokumen

• Lepaskan staples dan klip agar kertas dapat dipindai rata.
• Luruskan lipatan dan bersihkan debu.
• Beri penanda pada dokumen yang halamannya banyak agar urutannya tidak tertukar.

3. Pindai dengan pengaturan yang tepat

Gunakan resolusi sekitar 200 sampai 300 dpi untuk teks. Pastikan hasil tidak miring dan terbaca jelas. Simpan sebagai PDF, dan gabungkan halaman dalam satu dokumen menjadi satu file.

4. Beri nama dan nomor register

Terapkan aturan penamaan yang sama untuk semua file. Catat nomor register atau nomor surat agar dokumen mudah dilacak, dan simpan dalam folder sesuai klasifikasi.

5. Periksa hasilnya

Buka beberapa file secara acak untuk memastikan semua halaman terbawa dan terbaca. Dokumen yang gagal dipindai dengan baik sebaiknya diulang selagi aslinya masih tersedia.

6. Cadangkan dan tetapkan nasib dokumen asli

Buat cadangan di lebih dari satu tempat sebelum mengambil keputusan apa pun tentang dokumen kertas. Dokumen asli yang bernilai hukum tetap harus disimpan. Untuk dokumen yang sudah melewati masa retensi, ikuti prosedur pemusnahan yang berlaku di lembaga Anda.

Bekerja sedikit demi sedikit

Targetkan jumlah kecil yang realistis, misalnya satu lemari per minggu. Kemajuan yang stabil jauh lebih berhasil daripada proyek besar yang berhenti di tengah jalan.

Contoh rencana kerja untuk satu lemari arsip

Misalkan sebuah lemari berisi arsip keuangan lima tahun. Minggu pertama dipakai untuk memilah dan menyiapkan dokumen. Minggu kedua memindai satu tahun arsip. Minggu ketiga menamai dan memeriksa hasilnya. Minggu keempat mencatat ke register dan membuat cadangan. Dengan ritme ini, lima tahun arsip bisa selesai dalam beberapa bulan tanpa mengganggu pekerjaan harian.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah perlu pemindai khusus? Tidak harus. Untuk jumlah kecil, kamera ponsel dengan aplikasi pemindai sudah memadai, asalkan pencahayaan merata dan kertas rata. Untuk jumlah besar, pemindai dengan pengumpan otomatis akan menghemat waktu.

Bolehkah dokumen asli langsung dibuang setelah dipindai? Jangan terburu-buru. Pastikan hasil pindaian lengkap, cadangan sudah ada, dan dokumen tersebut tidak memiliki nilai hukum yang mengharuskan fisiknya disimpan.